Slim aanbesteden

Aanbesteden is steeds ingewikkelder geworden. En de regelgeving is steeds stringenter. Maar er zijn ook kansen voor slimme maatwerkoplossingen.

Het doel is om een project voor de juiste prijs aan te besteden aan de meeste gerede partij op een correcte wijze en zonder bovenmatige inspanning. Slim aanbesteden is dan ook iets anders dan koersen op de laagste prijs.

Ook als het niet verplicht is om Europees aan te besteden, is het raadzaam die methodiek te volgen omdat deze transparantie en zorgvuldigheid borgt.

Meestal vindt eerst een pre-selectie plaats en daarna een eindselectie. Dit heeft als voordeel dat alle partijen die aan de eindselectie deelnemen geschikt zijn om het werk of de dienst bekwaam uit te voeren. En het bespaart vele partijen administratieve lasten.

Vaak is die pre-selectie een boekhoudkundige procedure. Waar het er niet om gaat om de beste partijen te selecteren maar om met weinig inspanning en zonder risiso's zoveel mogelijk partijen af te laten vallen. Wij selecteren echter op inhoud: wat is het optimale profiel van de adviseur of de aannemer voor dit project? Daarbij hanteren we zinvolle criteria en als er meer dan 5 kandidaten geschikt blijken, dan kiezen we veelal voor loting.

In de eindselectie is de keuze tussen selecteren op laagste prijs of op prijs-kwaliteit verhouding ofwel de Economisch Meest Voordelige Aanbieding (EMVI). Bij diensten kiezen we altijd voor EMVI. Want een adviseur moet waarde genereren en daar hoort een bepaalde inspanning bij. En de te leveren prestatie lijkt objectief meetbaar maar dat is schijn. Want een optimaal ontwerp kost wellicht 1½ maal zoveel tijd als een 'ontwerp van de plank'. Dat betekent niet dat de prijs geen rol speelt maar dat het doel is voor een marktconforme prijs de beste prestatie te verkrijgen.

Voor werken geldt dit in mindere mate. Want prestaties zijn veel beter meetbaar. Maar dat is de halve waarheid. Zeker in combinatie met Design & Build contractvormen (zie Innovatieve contractvormen) kunnen ook aannemers waarde toevoegen. Door alternatieven aan te dragen. Door de Life Cycle Costs te optimaliseren of de uitvoering te versnellen. En bovendien is niemand gebaat bij het selecteren van prijsvechters die een werk 'onder de markt' aannemen. Daartoe zijn formules ontwikkeld die in geval van te hoge en te lage prijzen automatische tot een lage waarderng leiden.

Kortom: het gaat om het beheersen van checks and balances en het beschikken over de juiste tools.